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Titel
Text copied to clipboard!Administrative Assistentin
Beschreibung
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Wir suchen eine engagierte Administrative Assistentin, die unser Team bei der effizienten Organisation und Verwaltung unserer Büroabläufe unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Korrespondenz sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings und Präsentationen. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und tragen maßgeblich dazu bei, dass der Büroalltag reibungslos verläuft. Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Pflege von Datenbanken und die Verwaltung von Dokumenten, um eine strukturierte und übersichtliche Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Wir erwarten von Ihnen eine proaktive Arbeitsweise, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Wenn Sie gerne im Team arbeiten und Freude daran haben, administrative Prozesse zu optimieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
- Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
- Telefonische und persönliche Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern
- Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung
- Koordination von Reise- und Veranstaltungsplanungen
- Erstellung und Pflege von Listen und Statistiken
- Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Bereich Büroorganisation und Verwaltung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Gute Zeitmanagementfähigkeiten
- Grundkenntnisse in Buchhaltung von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Büroorganisation?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Haben Sie Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Sind Sie bereit, auch kurzfristig Aufgaben zu übernehmen?
- Wie gehen Sie mit mehreren parallelen Aufgaben um?
- Was motiviert Sie in der Arbeit als Administrative Assistentin?
- Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit?
